7.2保证合同签订形式的适当和重要条款的完备

一、选择适当的合同签订形式

合同的签订形式有书面形式、口头形式、传真形式、电子邮件形式等。书面签订形式又包括书面面签和书面函签两种形式,前者是指双方当事人当面签订,后者是指双方当事人利用信函的方式签订。

对于重要的合同如赊销合同,一定要采取书面形式签订,如有必要且有可能,应尽量采用书面面签的形式,风险大的合同,应尽量不用传真或电子邮件的方式签订。虽然传真和电子邮件的合同签订方法本身是合法的,但是出现合同争议时,或者遇到专业骗子时,以传真和电子邮件方法签订的合同,难以举证,尤其是传真合同,易于伪造,不具备唯一性,总是被骗子矢口否认。如果你的公司总是用传真和别人签订赊销合同,100份合同中有1份合同被恶意拖欠,其坏账损失就有可能高于另99份合同为企业创造的利润。

二、签订合同时应当严格审查合同的各项条款,保证重要条款的完备,有条件的不妨向专业人员咨询。

根据合同诈骗的特点,为了防范对方利用合同条款的不完备而骗取利益,应该严格审查合同各项条款,以使得合同权利义务关系规范、明确和便于履行与监督,并且应特别注意合同的重要条款的完备。

合同的重要条款,一般包括:

1、货物质量或服务质量标准,即:货物或服务应达到的质量要求;

2、货物或服务价格;

3、交货或服务时间;

4、交货或服务地点;

5、交货和验货方式(交货凭证签字、验货时间);

6、付款方式(现金、转账、汇票);

7、发票开出时间(是付款前开出发票还是付款后开出发票);

8、对于机械类产品,还要约定质量保证期限,质量保证期内质量问题责任承担方式和举证方式(如:因使用方操作不当导致的质量问题如何鉴别、质量发生问题后如何通知及如何确认维修事项)、是否进行操作培训等。

上述重要条款的约定更要力求表达的清晰、明确、完整、不厌其烦,决不能含混不清、残缺不全或者模棱两可,给合同以后的履行埋下隐患。

不规范的合同,在付款条件上,可能为买方赖账带来可乘之机;但也为买方产品质量的争议与质量赔付,埋下隐患。规范的合同,即清除了买方的赖账机会,也会增加买方所购产品质量的保障,也提高了卖方的债权保障,也能促进卖方的产品质量。所以说,规范、完整的合同,虽然复杂,但同时有利于保障双方当事人的正当权益。实践无数次证明,合同越简单,风险越大。如果客户抱怨合同内容过于复杂,并因此拒绝签订合同,应注意客户背后的真实原因和动机,有时说明该客户管理素质较差,有时该客户抱有欺骗等不良动机。

同时,也注意到,一些人抱着赚小便宜的心理,和他人签订了一份不完备的合同,并因此受到了较大的损失。需要提醒的是,骗子总是受利用一些人赚小便宜的心理,签订一些事后无法有效追究其法律责任的合同。

笔者遇到过一些真实的案例,因为合同重要条款不完备,而遭受到了损失。比如:某企业在合同中未约定付款方式,通常由业务员带收据去收款。一天,业务员突然死亡。该企业去收款,对方拿出了90万元的收据,说该款项已经支付给业务员。

上述内容摘自《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》(方邦鉴著,可以免费使用,但请注明出处)