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ICE8000国际信用标准体系
档案资料管理标准

(版本号:ICE8000-050-20050608-20190327-17)
(本标准)书写人:方邦鉴;提案人:方邦鉴;审议机构:世界信用组织信用标准委员会;效力等级:行政决议

第一章 总则

1.1为了保证执业档案资料的安全保管与查阅,促进社会诚信、降低交易成本,增进人类福祉,根据国际通行法律原则和国际惯例,世界信用组织[WCO]制定本标准。

1.2本标准得以制定、适用与执行的主要法律依据如下:

(1)宪法的自由原则。世界绝大多数国家的宪法均赋予了人们维护自身正当权利的自由、维护社会正义的自由和发表言论的自由。

(2)法律的公序良俗原则。该法律原则赋予了人们维护社会正义的权利,世界绝大多数国家的民法基本原则均包含公序良俗原则。

(3)法律的诚信原则。该法律原则赋予人们诚信的义务,世界绝大多数国家均将诚信原则作为其民法、商法的基本法则。

(4)法律的契约自由原则,也称自由约定原则。该法律原则赋予人们订立民事契约的自由,世界绝大多数国家的民法基本原则均包含契约自由原则。

1.3因适用和执行本标准而作出的行为,均应视为世界信用组织[WCO]于美国特拉华州,以鉴证方或监督方身份参与订立并发生的三方或多方契约行为,该行为及该行为引起的相关争议,均适用美国特拉华州法律及美国联邦法律并受之保护,管辖权亦属于国际道德法院或美国特拉华州法院及美国联邦法院。如当事人对适用法律及/或管辖权法院另有约定或另有声明,其约束力不涉及至世界信用组织[WCO]。

1.4本标准所称档案资料是指与ICE8000国际信用标准体系信用工作相关的各类文档、资料,包括:个人信用档案登记表、个人信用加注申请书、信用评定申请表、考卷等。

本标准所称立卷单位,是指建立案卷的单位。

本标准所称档案资料当事人,是指档案资料内容记载人或档案资料内容涉及的单位或个人。

1.5档案资料的管理,适用本标准。

1.6档案资料的管理,遵循科学、有效、安全、监督的原则。

1.7适用本标准的各方,在适用本标准的过程中,均应遵守诚信原则、道德底线、社会责任底线,行使和承担本标准约定的权利与义务。

1.8适用本标准的各方,均视同已充分知悉并承诺遵守本标准的全部条款。但是,适用本标准的任一当事人,如果发现本标准任一条款存在不公正之情况,有权在公开说明相关情况及理由和书面通知世界信用组织[WCO]的前提下,公开声明不受该条款的约束。

第二章 档案资料的形式要求

2.1档案资料按“一案一档”进行立卷。每一案卷均应有档案封面,封面上应注明编号、立卷单位、立卷人、立卷日期、资料清单(名称、页码)等。

2.2档案资料中的证据,应符合《ICE8000国际信用标准体系证据标准》有关签名的要求。

2.3档案资料的内容,应符合相关标准和作业指导书的要求。

第三章 档案资料的移交与保管

3.1档案资料保管期限为永久。

3.2ICE8000信用机构负责档案资料原件的保管,并按有关要求提交部分档案资料的电子文书。

3.3国际信用执业人员向世界信用组织[WCO]提交档案的电子文书时,应作出以下承诺与保证,并附加良心誓言条款:

(1)承诺遵守《ICE8000国际信用标准体系档案资料管理标准》;

(2)保证遵守诚信原则、道德底线、社会责任底线提交档案资料,否则,本人愿意承担相应责任。

3.4ICE8000信用机构应配备档案安全保管的物质条件、设立相应的管理制度、明确档案保管员,以确保档案资料保管的安全性。

3.5档案保管员,是档案保管的责任人,应具备国际信用执业人员身份。档案保管员的职责如下:

(1)负责档案的接收和保管。接收时应对档案资料、目录、电子文书三者的一致性进行形式审核,审核合格的,予以签字接收,否则退回相关执业人员重新整理档案。

(2)负责受理档案的调阅。经所在信用机构法定代表人、实际控制人或其授权人批准后,档案保管员可将档案移交给调阅人,调阅人接受档案时应签字,并应按批准的期限归还档案。归还档案时,档案保管员应对档案的完整性进行形式审核,审核合格的,予以签字接收。

3.6ICE8000信用机构规定由档案保管员负责立卷工作的,办案主任应于结案后5日内,将档案资料移交给档案保管员。ICE8000信用机构规定由办案主任负责立卷的,办案主任应于结案后15日内,完成立卷工作并将档案资料移交给档案保管员。

3.7档案保管员发生变更时,应妥善移交档案资料,并由移交双方对移交清单签字。必要时,ICE8000信用机构应指定一名国际信用执业人员负责监督和见证档案资料移交工作。

3.8世界信用组织[WCO]定期或不定期的对ICE8000信用机构的档案管理情况,进行检查。

3.9纸质档案资料的所有权归ICE8000信用机构,电子档案资料的所有权归世界信用组织[WCO]所有。ICE8000信用机构因任何原因退会后,可自愿将纸质档案资料的所有权转让给其它ICE8000信用机构,如果未转让,则应妥善保管,并后果自负。

3.10ICE8000信用机构不得将档案资料用于损害或潜在损害世界信用组织[WCO]正当权益的行为。

3.11立卷工作,是指建立案卷的工作,包括:

(1)将有关档案资料扫描后,进行上传;

(2)整理档案资料,编制和打印封面;

(3)将档案装订成册。

3.12案卷的装订要求如下:线装或无线胶装,或其它结实、牢固、美观、不散页、不掉页、不可换页的方法。

第四章 档案资料的查阅

4.1查阅档案资料应遵守ICE8000国际信用标准体系相关标准和法律。

4.2在国家机关依法要求查阅档案资料时,当档案存放地法律与档案资料记载人所属国法律相冲突时,依据档案资料记载人所属国法律处理,所依据的法律违反国际通行法律原则的除外。

4.3基于档案资料的当事人对世界信用组织[WCO]作出的“仅用ICE8000”要求,所以,档案资料查阅人及相关(依法)获得档案资料的单位或个人,未经档案资料当事人同意,不得将档案资料做为诉讼、行政处罚或相关活动的证据,与该档案资料内容直接相关的单位或个人除外。

4.4档案资料阅读人不得将档案资料用于非正当目的。

4.5查阅档案资料的电子文书,应经世界信用组织[WCO]或立卷单位法定代表人(或实际控制人)的批准或授权。

4.6阅读、调阅或复制档案资料,应经立卷单位法定代表人(或实际控制人)的批准,且应作出以下承诺与保证,并附加良心誓言条款:

(1)承诺遵守《ICE8000国际信用标准体系档案资料管理标准》;

(2)保证遵守诚信原则、道德底线、社会责任底线使用档案资料,否则,本人愿意承担相应责任;

(3)保证不将档案资料用于损害或潜在损害世界信用组织[WCO]正当权益的行为;

(4)保证遵守相关法律、《ICE8000国际信用标准体系国家秘密、商业秘密、个人隐私保护标准》及相关ICE8000标准,不侵害当事人的正当权益;

(5)如果违反上述承诺与保证,愿意按ICE8000国际信用标准体系承担相应的违约责任(如:被公开投诉、公开曝光、联合曝光)。

第五章 违约责任及追究方法

5.1当事人违反本标准约定的,应承担以下违约责任:

(1)相应的法律责任,即:相关适用法律规定的法律惩诫。

(2)相应的信用责任,即:承担被内部投诉、公开投诉、信用预警、内部曝光、公开曝光、联合曝光等信用惩诫。

(3)相应的行业自律责任,即:公告批评、罚款、取消信用身份证、禁业等自律性惩诫。

(4)如果违约行为给他人造成损失(包括物质损失和精神损失),则应承担赔偿责任。如果违约行为构成恶意失信行为,还应按国际惯例和通行法律原则向受侵害人进行惩诫性赔偿。

5.2违约责任的追究方法:

(1)按照《ICE8000国际信用标准体系内部投诉标准》或《ICE8000国际信用标准体系公开投诉标准》或《ICE8000国际信用标准体系信用预警标准》或《ICE8000国际信用标准体系内部曝光标准》或《ICE8000国际信用标准体系公开曝光标准》或《ICE8000国际信用标准体系联合曝光标准》,进行信用投诉和信用惩诫;

(2)按照《ICE8000国际信用标准体系国际信用争议仲裁标准》,申请国际信用争议仲裁委员会仲裁,无需另行提交书面的仲裁协议;

(3)按照《ICE8000国际信用标准体系国际信用争议审理标准》,申请国际道德法院审理;

(4)违约者如具有世界信用组织[WCO]会员身份,当事人还有权按照《世界信用组织[WCO]会员监督标准》进行投诉;

(5)按照美国特拉华州法律或美国联邦法律,向美国特拉华州法院或美国联邦法院提起诉讼。

5.3本标准违约责任的承担,采取不告不理的原则,即:

(1)只有受侵害方主动追究,违约方才承担相应的违约责任;

(2)受侵害方有权决定是否启动相应的违约责任追究程序;

(3)受侵害方有权谅解违约方或与违约方达成协议。

5.4对于参与、执行、协助当事人违约行为的员工或代理,受侵害方有权追究其相应责任,除非其证明自己没有过错。

5.5违反本标准约定的行为,可以且应当被视为一个独立的违约行为或失信行为。有关当事人如果在本标准适用过程中,出现弄虚作假、掩蔽、诽谤、侮辱谩骂、否定他人信用评价权利等行为,则该行为属于独立的恶意失信行为或独立的严重恶意失信行为,有关当事人有权合并追究或单独追究该独立失信行为的责任。

5.6世界信用组织[WCO]应对自己的过错承担经济赔偿责任,经济赔偿的支出列入到世界信用组织[WCO]下一年度的财务计划,经济赔偿较大的,分年度进行赔偿。

世界信用组织[WCO]承担经济赔偿后,有权向有重大过失或主观故意的失信行为责任单位或个人追偿损失。

第六章 附则

6.1本标准自公布之日起实施。

6.2本标准所涉及术语,如其含义在本标准中未约定,其含义见《ICE8000国际信用标准体系国际信用行业术语》。

6.3各相关方依据本标准向世界信用组织[WCO](或ICE8000信用机构)提交的各类资料,其版权约定见《ICE8000国际信用标准体系文件版权管理标准》。

6.4各相关方知道或者理应知道本标准的任何条款或情况未被遵守,但仍不对此不遵守情况及时地明示地提出书面异议的,视为放弃其提出异议的权利。弃权方应自行承担因弃权而引起的损失等法律后果,世界信用组织[WCO]等有关方不对此承担责任。

6.5本标准会被修订完善,适用本标准的各方应充分注意本标准的修订,并适用本标准的最新版本,但本标准修订之前发生的行为,可不受新修订条款的约束。本标准最新中文版本的官方网址为:http://www.ice8000.org/gc/50.html

6.6本标准版权属于世界信用组织[WCO],会员可以免费无限使用;非会员可在注明或声明出处的前提下免费用于学习、培训、研究、自用、转载、引用、改编、借鉴、参考、参照。任何单位或个人,均不得抄袭剽窃或变相抄袭剽窃或以其它方式侵权,否则,我们将于侵权事实调查清楚后对侵权的单位、个人和相关人员进行联合曝光(向社会发布信用通缉令),并保留追究其法律责任的权利。请勿侵权、侵权必究。

6.7本标准版本号表述形式为:ICE8000-a-b-c-d,其中:最前端的ICE8000,表明本标准属于ICE8000国际信用标准体系的标准之一;a为本标准在ICE8000体系标准集中的序号,如果本标准被废止,该序号有时会转给其它标准;b为本标准的最初撰写时间;c为本标准最新修订时间;d是本标准的修订次数。

6.8本标准由世界信用组织[WCO]负责解释。